Бюджет выручки

Создание бюджета позволит отслеживать выполнение "плана" в отчете "Основные показатели" в разрезе "план/факт".

Для создания бюджета зайдите в раздел "Настройки" и выберите пункт "Бюджет выручки":

Перед Вами откроется следующее окно:

В нашем случае "Бюджет выручки" на 2019 год уже создан. Если Вы ранее не создавали бюджет или хотите создать его на 2020 год - нажмите кнопку "Добавить":

Перед Вами откроется окно, где Вы можете выбрать год, на который хотите создать "Бюджет" и необходимый ресторан. Мы создадим "Бюджет" на 2020 год. И нажимаем кнопку "Добавить".

На каждом шаге бюджетирования предусмотрены подсказки, как на изображении ниже:

ВАЖНО! Перед созданием бюджета, убедитесь, что у всех необходимых "Подразделений" включено свойство "Участие в бюджетировании". Подробнее об этом разделе настройки "Подразделений".

На первом шаге планируется бюджет на год - в нашем случае на 2020 год. Разберем по блокам, что Вы видите в открывшемся окне:

1 Блок - все подразделения, которые участвуют в бюджетировании.

2 Блок - выручка за 2019 год. Обратите внимание, если на данный момент год еще не кончился, то Вы будете видеть выручку по текущий день (последнюю закрытую смену).

3 Блок - процент прироста/оттока в сравнении с 2018 годом. Напомню, что при подключении в Мозг, мы выгружаем выручку за 2 последние года. Поэтому для достоверности данных значений необходимо убедиться, что 2018 год загружен в Мозг полностью. В случае, если 2018 год у Вас загружен не полностью или у Вас новый ресторан, который не вел деятельность в 2018 году - не забывайте, что данный показатель динамики не является достоверным.

4 Блок - ячейки, для планирования прироста в % на 2020 год в сравнении с 2019 годом.

5 Блок - ячейки, для планирования прироста в стоимостном выражении на 2020 год в сравнении с 2019 годом.

В нашем примере для подразделений "Доставка" и "Терраса" мы внесли прирост в процентах - 10% для "Доставки" и 5% для "Террасы". А для подразделений "Зал ресторана" и "Веранда" - в стоимостном выражении. Для "Зала ресторана" - 445 млн, и для "Веранды" - 9 млн. Вы можете использовать любой, удобный для Вас, вариант.

Нажимайте кнопку "Далее" и переходите к следующему шагу - планирование "Среднего чека":

Появившееся окно также разбито на несколько блоков:

1 Блок - все подразделения, которые участвуют в бюджетировании.

2 Блок - тип визита (на гостя/на заказ). Подробнее об этом в разделе "Подразделения".

3 Блок - средний чек в 2019 году. Обратите внимание, если на данный момент год еще не кончился, то Вы будете видеть средний чек исходя из данных, имеющихся на текущий день (последнюю закрытую смену).

4 Блок - процент прироста/оттока в сравнении с 2018 годом. Напомню, что при подключении в Мозг, мы выгружаем данные за 2 последние года. Поэтому для достоверности данных значений необходимо убедиться, что 2018 год загружен в Мозг полностью. В случае, если 2018 год у Вас загружен не полностью или у Вас новый ресторан, который не вел деятельность в 2018 году - не забывайте, что данный показатель динамики не является достоверным.

5 Блок - ячейки, для планирования прироста в % на 2020 год в сравнении с 2019 годом.

6 Блок - ячейки, для планирования прироста в стоимостном выражении на 2020 год в сравнении с 2019 годом.

В нашем примере для подразделений "Доставка" и "Терраса" мы внесли прирост в процентах - 5% для "Доставки" и 4% для "Террасы". А для подразделений "Зал ресторана" и "Веранда" - в стоимостном выражении. Для "Зала ресторана" - 2 250 рублей, и для "Веранды" - 2 000 рублей. Вы можете использовать любой, удобный для Вас, вариант.

Переходим к Шагу 3 - План посещаемости. Данный показатель рассчитывается автоматически на основе данных о выручке и среднем чеке:

Появившееся окно также разбито на несколько блоков:

1 Блок - все подразделения, которые участвуют в бюджетировании.

2 Блок - тип визита (на гостя/на заказ). Подробнее об этом в разделе "Подразделения".

3 Блок - посещаемость в 2019 году. Обратите внимание, если на данный момент год еще не кончился, то Вы будете видеть количество гостей/чеков исходя из данных, имеющихся на текущий день (последнюю закрытую смену).

4 Блок - процент прироста/оттока в сравнении с 2018 годом. Напомню, что при подключении в Мозг, мы выгружаем данные за 2 последние года. Поэтому для достоверности данных значений необходимо убедиться, что 2018 год загружен в Мозг полностью. В случае, если 2018 год у Вас загружен не полностью или у Вас новый ресторан, который не вел деятельность в 2018 году - не забывайте, что данный показатель динамики не является достоверным.

5 Блок - план посещаемости на 2020 год.

6 Блок - план динамики посещаемости на 2020 год в сравнении с 2019 годом.

Рассмотрим подробнее, что у нас получилось:

Подразделение "Зал ресторана" - 7% прироста количества гостей относительно 2019 года. Данный % получился следующим образом - прирост выручки 11% и прирост среднего чека 3% - разница попадает в динамику гостепотока. В данном случае показатель 7%, потому что мы определяли не процент прироста, а стоимостное значение, соотвественно % получился не круглым, а с десятичными долями - Мозг их округляет. Тоже самое происходит с остальными подразделениями. Как видно из скрина у подразделения "Веранда" динамика посещаемости имеет отрицательное значение -1%. Это произошло за счет того, что динамика среднего чека выше, чем динамика выручки (7% ср.чек и 6% выручка). Если данные значения Вас не устраивают - Вы можете вернуться на предыдущие шаги и внести соответствующие изменения.

Переходим к Шагу 4 - Бюджет выручки по месяцам на 2020 год:

На данном шаге мы видим, как запланированная нами выручка на 1 шаге, распределяется по месяцам по каждому подразделению. Процент прироста влияет на каждый месяц относительно прошлого года. Например, в январе по подразделению "Зал ресторана" стоит план 33 112 339 рублей - это сумма получилась за счет прироста в 11% к выручке январе в 2019 году и т.д. по каждому месяцу.

Обратите внимание, как я говорила ранее, в ноябре сумма не полная, потому что месяц еще не закончился, а в декабре отсутствует вовсе. Данные появятся по факту закрытия смен, т.е. 1 декабря выручка в ноябре будет полная.

Пр необходимости Вы можете внести изменения в каждую ячейку, например, в январе мы хотим запланировать 36 млн в "Зале ресторана", 2,5 млн в "Доставке" и 4 млн для "Террасы":

Суммы в ячейках в январе стали зелеными - это означает, что данная цифры была проставлена нами вручную. Также обратите внимание, в нижнем блоке - данные также изменились. Поменялся план на весь 2020 год, а также добавилась строка, которая показывает разницу между теми процентами, что мы запланировали на шаге 1, и теми, что появились после внесенных нами изменений.

Так Вы можете проработать каждый месяц по каждому подразделению, даже ноябрь и декабрь, если у Вас уже есть план на 2020 год, и Вы не хотите ждать, пока закроется период в этом году.

Далее, рекомендуем "провалиться" в каждый месяц и проверить выручку на каждый день. Для этого необходимо нажать на название месяца, мы рассмотрим "Январь":

В раскрывшемся окне, Вы увидите распределение запланированной выручки по дням с соответствующим приростом. ВАЖНО! Прирост идет не на дату, а на день недели. То есть, 1 января в 2020 году - среда, соответственно, прирост будет не на 1 января 2019 года, а на первую среду января 2019 года.

При необходимости в каждую ячейку можно внести изменение. Например, Вы знаете, что на 10 января у Вас запланирован крупный банкет (которого в прошлом году в этот день не было), и понимаете, что выручка для этого дня слишком маленькая - редактируйте показатель исходя из вашего плана на этот день. Это необходимо для того, чтобы работая с отчетами "Основные показатели" и "Выручка по дням" - у Вас была достоверная информация для отслеживания данных план/факт.

Также можно поступить и с подразделением "Терраса" - 7 января нет бюджета выручки. Это говорит о том, что в прошлом году, в первый вторник января - данное подразделение не работало, но в этом будет - вносим необходимые изменения.

Мы внесли необходимые изменения. Далее можно просмотреть средний чек на каждый день в январе и внести изменения - для этого нажимаем внизу окна кнопку "Следующий шаг":

Перед нами открывается окно со средним чеком на каждый день в январе:

Вносим изменения в случае необходимости. И переходим к следующему шагу - посещаемость по дням в январе:

Посещаемость рассчитывается также как и на шаге 3 - автоматически. В случае необходимости внести изменения в гостепоток - возвращаемся к выручке и среднему чеку, и редактируем план.

После проработки января 2020 года можете возвращаться к таблице с месяцами для проработки следующего месяца. Для этого нажимайте кнопку внизу окна:

После тщательной проработки каждого месяца - переходим к Шагу 5:

На 5 шаге Вы видите сводные данные плана среднего чека по каждому месяцу. В случае, если Вы следовали нашим предыдущим советам и прорабатывали дни каждого месяца не только относительно выручки, но и среднего чека, то данные здесь уже можно не редактировать. Если же Вы в январе 2020 отредактировали только выручку, но понимаете, что средний чек также необходимо изменить, то нажимайте на месяц и переходите к редактированию среднего чека по каждому дню.

И 6 шаг - Планирование посещаемости по месяцам:

Если Вы понимаете, что данные посещаемости полученные в результате планирования выручки и среднего чека Вас не устраивают - возвращайтесь к предыдущим шагам. Если гостепоток Вас устраивает - нажимайте заветную кнопку "Принять бюджет"!

Теперь план будет отражаться в отчетах "Основные показатели" и "Выручка по дням".