Отчеты для оценки эффективности вывода сотрудников
В данном разделе мы рассмотрим отчеты: - производительность труда - загрузка официантов Данный раздел состоит из отчетов, которые помогут оценить эффективность вывода сотрудников из расчета нормы обслуживания гостей/час, объема продаж и времени приготовления блюда. Видео о методике по оценке эффективности загруженности сотрудников на производстве:
- Как оптимизировать ФОТ в ресторане
- Производительность труда.
- 1. Для чего, специфика и периодичность формирования
- 2. Настройка отчета
- 3. Способы построения.
- 4. Как пользоваться отчетом "Производительность труда"
- Загрузка официантов.
Как оптимизировать ФОТ в ресторане
На сколько эффективно вы управляете персоналом можно оценить по процентному соотношению затрат на фонд оплаты труда. На первый взгляд, управление ФОТ кажется простой задачей, но на практике – довольно сложно. Каждое блюдо в ресторане имеет специфику изготовления – запекание, жарка, варка, заморозка и так далее. На все эти процессы повар затрачивает определенное время в рамках своего рабочего дня. Чтобы эффективно управлять человеческими ресурсами на кухне, шеф-повару и управляющему нужно знать и понимать метрики скорости работы сотрудника и отдачи блюд. В статье расскажем, как использовать аналитические данные из программы Mozg для получения данных, необходимых руководителям в принятии верных управленческих решений. Покажем как строить отчеты о производительности труда, понимать ситуацию с нагрузкой и успеваемостью персонала, а также контролировать материальные расходы на ФОТ.
Оптимизация ФОТ в ресторане
Факторы, влияющие на процент затрат на фонд оплаты труда от выручки:
1. Снижение гостевого потока
Осенью и весной в ресторанах наблюдается снижение гостевого потока. Это влияет на снижение показателя выручки ресторана. Если не изменить график работы сотрудников, ФОТ будет формировать собой постоянную издержку.
2. Излишне большой штат сотрудников кухни
Этот фактор возникает вследствие незнания времени, необходимого для приготовления блюд. В ресторанах с обширным меню это часто приводит к ошибкам в расчетах.
3. Рост гостевого потока
Когда ресторан реализует большое количество блюд, процент затрат на ФОТ снижается.
4. Непродуманная эргономика кухни
Если кухня готовит блюда выше среднего нормативного времени, ресторан будет не способен реализовать большое количество блюд. Это снижает выручку и увеличивает процент ФОТ, так как количество сотрудников остается неизменным.
5. Отсутствие гостевого потока в определенные часы и отсутствие аналитики спроса
Если есть часы, в которые ресторан посещает мало гостей, кухня простаивает. Важно видеть детальную посещаемость ресторана в почасовом формате, по количеству реализованных чеков/блюд в час. Этот отчет можно сформировать в Mozg, он поможет оптимизировать часы работы.
Для оптимизации фонда оплаты труда и его соотношения к выручке необходимо:
Первый этап
Стандартизировать процесс скорости изготовления блюд с помощью производственного Ticket-Time.
Важно понимать, что время изготовления блюда может меняться в зависимости от навыков сотрудников. Например, 1кг зеленого лука опытный сотрудник может нарезать за 10-12 минут, а новичок за 18-20 минут.
Замеряя данный показатель шеф-повар сможет понять, какое количество блюд за час готовит сотрудник. Также сможет провести исследование на предмет сокращения скорости изготовления блюд (с помощью обучения или улучшения эргономики кухни).
Пример №1.Рекомендуемый отчет в Mozg АВС-анализ
Второй этап
Замерить время производственного процесса при имеющихся заготовках. Здесь также важно учитывать скорость работы новых и опытных сотрудников. На фоне двух замеров сформировать общий средний Ticket-Time.
После создания и внедрения данного регламента и внесения их в Mozg, вы получите сводную аналитику по количеству затраченных часов на изготовление всего количества блюд.
Третий этап
Соотнести затраченное время на изготовление блюд с фактическим временем работы сотрудников. В Mozg вы увидите количество часов, которые сотрудники отработали в рамках каждого цеха и пропорциональные затраты в деньгах на их зарплату.
С помощью этих данных и их соотношению показателей ТТ по реализации блюд, в рамках каждого цеха с помощью Mozg можно определить нагрузку. К примеру, если сотрудники за месяц отработали 500 часов, а количество заказов на цех в эквиваленте времени составило 700 часов, то в таком случае мы будем иметь перегрузку в цеху в соотношении 140%, что может существенно негативно сказаться на качестве отдаваемых блюд в рамках отдельного цеха.
Пример №2. Рекомендуемый отчет в Mozg Производительность труда
Четвертый этап
Разработать план по улучшению ситуации. Давайте изучим данные на графике из этапа №3. По нему можно сформировать следующие решения:
Холодный цех – здесь соотношение реализованных блюд к количеству часов, которое по факту отработали сотрудники, в целом выглядит хорошо. Какие-либо изменения в рамках этого цеха производить не нужно.
Горячий цех и чебуреки – здесь мы видим явную низкую загрузку цехов. Она составляет всего 73% и 49%, а кол-во ЧЧ по графику явно больше тайминга, который был отведен на реализацию блюд. Это может нам говорить о том, что возможно:
– у некоторых блюд был неверно указан цех при настройке отчета в Mozg. Об этом мы говорили в первом этапе;
– неверно внесены данные по фактической явке сотрудников в цех, потому как количество XX многократно превышает количество реализации блюд. В этом случае необходимо скорректировать журнал явки сотрудников;
– если первые два условия не имеют места быть и в ресторане действительно имеется большое количество сотрудников, важно осуществлять их перераспределение между цехами.
Хинкали, гриль и выпечка – загрузка цеха составляет 117%, 126% и 120%, что говорит нам о перегрузке в этих цехах.
Соотношение трудозатрат и рабочего времени показывает, что сотрудники в цеху могут не успевать изготавливать все блюда, поступающие с зала. Это может создать существенные проблемы со скоростью отдачи и как следствие негативную обратную связь со стороны гостей.
Для решения этой проблемы необходимо проанализировать каждую технологическую карту (ТТ), чтобы убедиться в ее корректности. Если ТТ корректны, следует оценить, может ли оборудование справляться с увеличенным объемом продукции. Если оборудование справляется, нужно перераспределить сотрудников из перегруженных цехов в те, где наблюдается недозагрузка. Перед перемещением сотрудников важно обучить их изготовлению блюд нового цеха и провести аттестацию для проверки их знаний и навыков.
Также необходимо развивать поваров-универсалов, способных замещать коллег на разных участках производства. Это поможет снизить перегрузку и достичь баланса между затратами и производительностью. Эти меры позволят эффективно использовать рабочие часы сотрудников, уменьшить перегрузку и повысить производительность цехов, что в конечном итоге улучшит скорость отдачи блюд и повысит удовлетворенность гостей.
________________________________________________________________________________________________________________________________
Открываем бронирование мест на тренинг по Kitchen management для управляющих, владельцев и шеф-поваров
Ресторан генерирует прибыль, когда все системы работают как единый механизм и ориентированы на общий результат. Поэтому топам важно действовать в тандеме – синхронизироваться и улучшать бизнес-показатели.
В августе мы проводим тренинг специально для управляющих, операционных директоров и шефов по технологиям Kitchen Management. Мы поделимся практическим опытом по созданию эффективных производств любого масштаба, научим выстраивать работу с людьми, передадим технологии управления выручкой, покажем как внедрять стандарты и поставить эффективную систему управления производительностью труда в кухне и баре.
Вы узнаете, как эффективно организовывать процессы, развивать и мотивировать команду и быть крепким специалистом во вкусе и технологиях.
Посетим самые интересные гастропроекты северной столицы, чтобы познакомиться и обменяться опытом с их управленцами в неформальной обстановке.
С 24 по 27 августа ждем вас в Санкт-Петербурге, до встречи!
Количество мест ограничено – бронируйте участие заранее по ссылке: https://trainings.welcomepro.ru/kitchen-management/
Производительность труда.
Данный отчет позволяет оценить эффективность вывода сотрудников из расчета объема продаж и времени приготовления блюда
1. Для чего, специфика и периодичность формирования
Отчет "Производительность труда" позволяет эффективно управлять и оптимизировать ФОТ поваров и барменов.
Основная цель методики заключается в выводе верного количества сотрудников, которые эффективно обеспечат спрос гостей, исходя из выбора конкретных блюд и времени, которое тратится на их приготовление.
Задача отчета - произвести загрузку поваров и барменов и скорректировать штатное расписание на следующий период.
Периодичность формирования - один раз в неделю. Каждый понедельник производим оценку предыдущей недели и вносим коррективы в график выхода сотрудников.
Пример отчета:
2. Настройка отчета
ВНИМАНИЕ! Отчет не будет работать без данных настроек!
Для корректной работы отчета необходимо произвести следующие настройки:
1. Цеха (инструкция по ссылке)
2. Тикет тайм производства (Т/Т пр.) (инструкция по ссылке).
3. Табель работы сотрудников (инструкция по ссылке).
предыдущая страница / следующая страница
3. Способы построения.
Для построения отчета "Производительность труда" необходимо перейти в генератор отчетов и настроить следующие параметры:
1. Цеха - выбор цехов, которые вы хотите проанализировать.
2. Начало рабочего дня и Окончание рабочего дня - время работы, которые Вы хотите проанализировать.
3. Условный простой поваров - количество часов повара, которое отводится на подготовку к работе и уборку рабочего места, личное время, к примеру обеденный перерыв и т.д.
4. Выбрать период для анализа. Напомним, что для корректной работы отчета должны быть произведены настройки. Отчет не будет построен корректно, если не у всех блюд настроены Т/Т пр. и Цех, а также не указан график работы поваров за этот период:
предыдущая страница / следующая страница
4. Как пользоваться отчетом "Производительность труда"
Отчет "Производительность труда" помогает быстро оценить эффективность выхода сотрудников в разрезе каждого дня и часа.
Эффективное расписание выхода сотрудников позволит:
1. Оптимизировать расходы на ФОТ.
2. Оценить реальную загрузку поваров - возможно на одном из цехов, выходит слишком много поваров, а в другом слишком мало. Что приводит в 1 случае к недостаточной загрузке и излишним расходам на ФОТ, во втором случае - к несоблюдению норм времени отдачи и вкусовой нестабильности.
Для тех, кто впервые в этом Блоге, рекомендуем после прочтения посмотреть другие разделы для этого отчета:
Настройки отчета
Способы построения
В результате построения отчета Вы увидите сводный отчет в разрезе цехов и часов работы ресторана.
Сводные значения по цеху, показывают:
1. ЧЧ по графику - сколько Человеко-часов было выведено по графику.
2. ЧЧ по реализации и ТТ - сколько Человеко-часов было необходимо по продажам и ТТ.
3. % загрузки - насколько % загружен цех, где 100% - это идеальная загрузка.
4. В пересчете на деньги - перерасчет разницы человеко-часов в деньги на основе ставок сотрудников.
На основе полученной информации мы видим, что:
1. Сотрудников Цеха "Суши бар" было больше, чем необходимо - загрузка цеха была на 86%. То есть сотрудники были не нагружены и фактически мы могли вывести меньшее количество.
2. Сотрудников "Кондитерского цеха" и "Холодного цеха", так же было больше, чем необходимо. НЕобходимо произвести детальный разбор мастер-графика и скорректировать расписание выхода сотрудников на следующую неделю.
3. Сотрудников "Горячего цеха" было меньше, чем необходимо. Загрузка - 130%. А значит, сотрудники находились в некоторой "запаре" и вероятнее всего из-за этого было увеличено время отдачи блюд или могло пострадать качество приготовления блюд.
4. Сотрудников цеха "WOK" было выведено практически столько, сколько необходимо по итогам продаж и ТТ. Загрузка 105%, что является допустимой погрешностью.
5. ИТОГО по цехам. По результатам недели сотрудников по кухне было выведено больше, чем необходимо по продажам и ТТ на 11% (загрузка цеха 89%). Перерасход на заработную плату составил около 17 тысяч рублей.
Так же по каждому цеху есть подробные данные по дням и часам, для более глубинного анализа работы сотрудников.
В отчете представлены следующие сводные данные:
1. Кол-во блюд по часам.
2. Количество поваров на смене (исходя из занесенного Вами графика).
3. Почасовая загрузка поваров по количеству отданных блюд (кол-во блюд / кол-во поваров).
Таким образом, Вы можете сделать оценку сколько блюд приходится на 1 повара в каждый час. Рекомендуем обратить внимание на значения, когда на 1 повара приходилось слишком мало или слишком много блюд.
Например, в среду (12.08.2020) с 13:00 до 21:00 на повара приходилось от 10 до 18 блюд. В это время могло быть увеличено время отдачи блюд или страдал вкус. Необходимо было сделать усиление в вечерние часы с 19:00 до 22:00.
Другой пример, понедельник 10.08.2020 в 10:00 на цехе было 3 повара, а загрузка на повара 1 блюда в час. Необходимо было вызвать 1 поваров позже, обеспечив тем самым экономию расходов на ФОТ.
На основе объема продаж и ТТ формируется Мастер-график (сколько нужно было вывести сотрудников).
Полученные значения можно сравнить с фактическим графиком поваров. И скорректировать расписание поваров на следующую неделю.
Загрузка официантов.
Данный отчет позволяет оценить эффективность вывода сотрудников из нормы обслуживания гостей в час.
1. Для чего, специфика и периодичность формирования
Отчет "Загрузка официантов" позволяет эффективно управлять и оптимизировать ФОТ официантов.
Основная цель методики заключается в выводе верного количества сотрудников, которые эффективно обеспечат хороший уровень гостеприимства, исходя из нормы обслуживания гостей в час.
Задача отчета - произвести загрузку официантов и скорректировать штатное расписание на следующий период.
Периодичность формирования - один раз в неделю. Каждый понедельник производим оценку предыдущей недели и вносим коррективы в график выхода сотрудников.
Пример отчета:
страница 1
2. Настройка отчета.
ВНИМАНИЕ! Отчет не будет работать без данных настроек!
Для корректной работы отчета необходимо произвести следующие настройки:
1. Цеха "Официант" (инструкция по ссылке).
2. Табель работы сотрудников (инструкция по ссылке).
страница 2
предыдущая страница / следующая страница
3. Способы построения.
Для построения отчета "Загрузка официантов" необходимо перейти в генератор отчетов и настроить следующие параметры:
1. Выбрать подразделение - выбрать подразделения где работают официанты (это может быть зал, терраса, бар).
2. Начало рабочего дня и Окончание рабочего дня - время работы, которые Вы хотите проанализировать.
3. Норма обслуживания гостей/час - данная норма принимается самостоятельно.
4. Условное время простоя - количество часов на каждого официанта, которое отводится на подготовку и закрытие смены, обеденное время и время когда официант не занят работай с гостями и т.д.
А также выбрать период, который Вы хотите проанализировать. Напомним, что для корректной работы отчета должны быть произведены настройки. Отчет не будет построен корректно, если не будет настроен цех, а также не занесен график работы официантов за этот период:
страница 3
предыдущая страница / следующая страница
4. Как пользоваться отчетом Загрузка официантов.
Отчет "Загрузка официантов" помогает быстро оценить эффективность выхода сотрудников в разрезе каждого дня и часа.
Эффективное расписание выхода сотрудников позволит:
1. Оптимизировать расходы на ФОТ.
2. Оценить реальную загрузку официантов - оценка загрузки официантов помогает определить, что в одну смену выходит слишком много официантов, а в другую слишком мало. Что приводит в 1 случае к недостаточной загрузке и излишним расходам на ФОТ, во втором случае - к недостаточному уровню сервиса, что приводит к увеличению ожидания как в принятии так и подачи заказа.
В результате построения Вы увидите сводный отчет в разрезе официантов и часов работы ресторана:
Сводные значения по официантам, показывают:
1. ЧЧ по графику - сколько Человеко-часов было выведено по графику.
2. ЧЧ по реализации и ТТ - сколько Человеко-часов было необходимо по норме обслуживания гостей/час.
3. % загрузки - насколько % были загружены официанты, где 100% - это идеальная загрузка. Показатель свыше 100% говорит о повышенной загрузки, а меньше 100% говорит о не достаточной загрузки официантов.
4. В пересчете на деньги - перерасчет разницы человеко-часов в деньги на основе ставок сотрудников. Значение с плюсом показывает на сколько Вы переплатили, а минус сколько Вы не доплатили.
На основе полученной информации мы видим, что:
1. Официантов было меньше, чем необходимо. Загрузка - 117,2 %. А значит, сотрудники находились в некоторой "запаре" и вероятнее всего из-за этого было увеличено время подачи заказов, заказы могла остывать на раздачи или баре, или могло пострадать качество гостеприимства.
2. ИТОГО по официантам. По результатам недели количества официантов не хватало, чем необходимо по нормам обслуживания гостей/час и они были перезагружены на 17,2% (загрузка 117,2%). Получается им не доплатили заработную плату в размере 29 200 руб.
Так же есть подробные данные по дням и часам, для более глубинного анализа работы сотрудников.
В отчете представлены следующие сводные данные:
1. Кол-во гостей по часам.
2. Количество официантов на смене по часам (исходя из занесенного Вами графика).
3. Почасовая загрузка официантов по количеству гостей (кол-во гостей / кол-во официантов):
Таким образом, Вы можете сделать оценку сколько гостей приходится на 1 официанта в каждый час. Рекомендуем обратить внимание на значения, когда на 1 официанта приходилось слишком мало или слишком много гостей.
Например, в ПН (08.03.2021) с 14:00 до 23:00 на официанта приходилось от 30 до 49 гостей. В это время могло быть увеличено время подачи или приёма заказа и страдал сервис. Необходимо было сделать усиление с середины дня в часы с 14:00 до 23:00.
Другой пример, ВТ 09.03.2021 с 12:00 до 23:00 на одного официанта приходилось меньше гостей чем норма обслуживания в час. Необходимо было отпустить 1 официанта, обеспечив тем самым экономию расходов на ФОТ.
На основе нормы обслуживания гостей/час формируется Мастер-график (сколько нужно было вывести сотрудников):
Полученные значения можно сравнить с фактическим графиком официантов. И скорректировать расписание официантов на следующую неделю:
страница 4